リブアーク(ITコーディネータ)

南大沢・堀ノ内・南多摩・八王子で小企業のIT経営を支援するITコーディネータ

QR備品管理 =スプレッドシートとフォームで無料で省力化=

現実世界のデータを手入力したり、選択したりすることに手間を感じていませんか?

例えば大量の備品の在庫調査をする場面のことです。 あなたは、備品のシリアル番号や管理番号を印刷した一覧表から探してチェックをするなどの、苦労をしていませんか?

そこで、リブアークではGoogleスプレッドシートとGoogleフォームを使って、QRコードで備品管理する仕組みを開発しました。

入力を省力化し入力間違いや手間からの解放のヒントになればと思います。

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QRコード作成・印刷

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QR管理コードからアンケートフォーム入力

どういうモノなのか。

備品に貼り付けたQRコードをスマホで読み取ると必要事項が入力されたフォームが開きます。 後は変化があった項目のみを入力し送信するだけです。

備品の一覧表では、送信された結果の最新の情報だけが常に更新されるようにできます。

使っているもの

基本的なプラットフォームはスプレッドシートとフォームだけです。

最初に、取りためたいデータを入力するフォームを作成します。

そのフォームのURLをQRコードにして備品に貼り付けます。

しかし、備品の固有情報は入力をしたくないのでQRコードに含まれるようにします。

フォームの事前入力機能を使って入力されたURLを取得します。

フォームのURLのQRコードはスプレッドシートで作成します。

スプレッドシート上でchart APIとimage関数を使ってQRコードを表示させます。

2列×5行くらいにQRコードを表示させたら、シール用紙などに印刷し貼り付けます。

結果についてはフォームの回答をスプレッドシートに出力されるようにします。

各備品の最新の情報のみ表示したいので、SQLライクにデータを取得できるQuery関数を使います。 (これまでの関数よりもデータを強力に扱えました。)

最新の情報のみになったデータから、見せたい一覧表にはVLOOKUP関数で整形します。 (並べ替え等を任意のものにするためです。)

メリット

Googleの機能のみなので無料で作れます。
必要な機械もパソコンとスマホのみです。
入力の手間が削減されます。
最新の情報に上書きする必要がないので履歴を持つこともできます。

おわりに

単に備品の管理だけではなく貸し出し管理などに応用できるかと思います。

おおまかな説明のみですが、説明したキーワードを調べると個別の機能については詳細な手順がわかると思います。

ご自身での作成が難しい場合は、仕組みを開発いたします。

お気軽にご相談ください。